1. 개인정보의 처리 목적
온이음은 다음 목적 범위에서 개인정보를 처리합니다.
- 유학·입학·협력 상담 접수, 본인 확인 및 답변
- 지원자 자격 및 제출서류 사전 검토, 대학 지원과 입학 절차 지원
- 비자, 체류자격 변경 및 시간제취업 허가 관련 서류 준비·절차 안내
- 온이음 학생의 TOPIK 응시료 지원, 환급 및 기타 학생 지원 운영
- 대학, 관계 행정기관, 재외공관 및 협력기관과의 업무 연락
- 민원 처리, 분쟁 대응, 서비스 품질 및 보안 유지
수집한 개인정보는 고지한 목적과 합리적으로 관련된 범위에서만 이용하며, 목적이 변경되는 경우 관련 법령에 따라 별도 동의를 받거나 필요한 조치를 합니다.
2. 처리하는 개인정보 항목과 수집 방법
| 업무 | 처리할 수 있는 항목 | 수집 방법 |
|---|---|---|
| 상담·문의 | 성명, 소속, 이메일, 전화번호·WhatsApp 번호, 문의 내용 | 이메일, 전화, 온라인 양식 |
| 입학·유학 지원 | 유학원 정보, 희망 과정·대학, 여권상 성명, 국적, 성별, 생년월일, 여권번호, 사진, 주소, 연락처, 이메일, 학력·성적·졸업 정보, 경력, 학업계획서, 서명 문서 | Tally 양식, 이메일, 제출 문서 |
| 가족·재정 확인 | 가족관계, 가족 성명·생년월일·직업·연락처·소득, 가족관계증명서, 부모 신분증, 잔고증명 및 재정 관련 자료 | 온라인 양식, 업로드 문서 |
| 비자·체류·시간제취업 지원 | 여권 사본, 외국인등록증 사본, 재학·출석·성적 자료, 어학성적, 고용계약서, 근무처 사업자등록증, 고용주 확인자료, 관계기관 제출서류 | Notion 양식, 이메일, 제출 문서 |
| TOPIK 지원 | 성명, 대학·과정, 연락처, 공식 결과지, 은행명·계좌번호·예금주 | Notion 양식 |
| 자동 생성 정보 | IP 주소, 접속기록, 기기·브라우저 정보, 쿠키 등 서비스 이용기록 | 웹 서버 및 외부 양식 서비스에서 자동 생성 |
주민등록번호·외국인등록번호 등 고유식별정보와 건강정보 등 민감정보는 법령상 근거가 있거나 별도 동의를 받은 경우에만 처리합니다. 여권·외국인등록증 등 신분증 사본은 필요한 범위에서만 제출해 주세요.
HiKorea 등 외부 서비스의 비밀번호는 웹 양식이나 이메일로 제출하지 마세요. 인증이 필요한 업무는 온이음의 별도 안내에 따라 안전한 방식으로 진행합니다.
정보 제공을 거부할 수 있으나, 필수 항목을 제공하지 않으면 상담, 입학·비자 지원 또는 환급 등 요청한 서비스를 제공하기 어려울 수 있습니다.
3. 개인정보의 보유 및 이용기간
온이음은 원칙적으로 처리 목적이 달성되면 개인정보를 지체 없이 파기합니다. 일반적인 운영 기준은 다음과 같습니다.
| 구분 | 기본 보유기간 |
|---|---|
| 일반 상담·문의 기록 | 상담 종료일로부터 1년 |
| 지원 철회·미진행 지원서 | 철회 또는 마지막 진행일로부터 1년 |
| 입학·비자·학생관리 업무 기록 | 해당 지원 또는 서비스 종료일로부터 3년 |
| 환급·지급 및 회계 증빙 | 처리일로부터 5년 |
관련 법령, 대학·행정기관의 요구, 분쟁 대응 또는 정보주체의 별도 동의에 따라 보존이 필요한 경우에는 해당 기간 동안 분리하여 보관한 후 파기합니다.
5. 외부 서비스 이용
온이음은 온라인 신청서 접수, 문서 관리 및 이메일 연락을 위해 아래 외부 서비스를 업무 도구로 이용합니다.
| 서비스 | 이용 목적과 처리 정보 | 보유 기준 |
|---|---|---|
| Tally | 입학 지원서 접수와 파일 업로드; 지원서 입력 정보 및 첨부파일 | 온이음이 해당 정보를 삭제하거나 서비스 계정을 종료할 때까지 |
| Notion | 학생 지원 안내, 신청서 접수와 파일 관리; 신청서 입력 정보 및 첨부파일 | 온이음이 해당 정보를 삭제하거나 서비스 계정을 종료할 때까지 |
| 이메일 연락 및 문서·파일 관리; 이메일 주소, 문의·업무 내용 및 첨부파일 | 처리 목적 달성 후 삭제하거나 서비스 계정을 종료할 때까지 |
외부 서비스의 자체적인 개인정보 처리는 각 서비스의 개인정보처리방침과 이용약관이 적용될 수 있습니다. 온이음은 업무 목적에 필요한 범위에서만 해당 서비스를 이용하고 접근 권한과 보유 정보를 관리합니다.
6. 개인정보의 파기 절차와 방법
보유기간이 끝나거나 처리 목적이 달성된 개인정보는 복구 또는 재생되지 않도록 파기합니다.
- 전자파일: 복구가 어렵도록 영구 삭제
- 종이문서: 분쇄 또는 안전한 방법으로 폐기
- 법령상 보존이 필요한 정보: 다른 정보와 분리 보관 후 기간 만료 시 파기
7. 정보주체의 권리와 행사 방법
정보주체는 본인 개인정보에 대해 열람, 정정, 삭제, 처리정지 및 동의 철회를 요청할 수 있습니다. 법정대리인은 관련 법령에 따라 권리를 행사할 수 있습니다.
요청은 아래 개인정보 문의처로 이메일 또는 전화하여 할 수 있으며, 온이음은 본인 확인 후 관련 법령에서 정한 기간과 절차에 따라 처리합니다. 다른 법령에서 보존을 요구하거나 타인의 권리를 침해할 우려가 있는 경우 일부 요청이 제한될 수 있습니다.
8. 개인정보의 안전성 확보조치
- 업무에 필요한 인원으로 접근 권한 제한
- 계정·접근권한의 주기적 점검과 비밀번호 보호
- 전송구간 암호화 등 기술적 보호조치
- 문서와 파일의 안전한 보관 및 보유기간 경과 후 파기
- 개인정보 취급자 교육과 사고 대응 절차 운영
10. 만 14세 미만 아동의 개인정보
온이음은 만 14세 미만 아동의 개인정보가 필요한 경우 법정대리인의 동의를 확인합니다. 법정대리인의 동의를 확인할 수 없는 경우 해당 정보를 수집하지 않거나 지체 없이 삭제합니다.
11. 개인정보 보호 및 문의처
개인정보 관련 문의, 권리 행사 또는 침해 신고는 아래 연락처로 요청할 수 있습니다.
주식회사 온이음 (ONIUM)
대표자 손정인
경기도 군포시 공단로 81, TB동 1903호
(당동, 트리아츠)
이메일로 접수하면 확인 후 순차적으로 처리합니다.
12. 개인정보처리방침의 변경
이 방침의 내용이 변경되는 경우 시행 전에 웹사이트를 통해 알립니다. 개인정보의 처리 목적, 외부 서비스 이용 또는 정보주체의 권리와 관련된 중요한 변경은 관련 법령에서 요구하는 방식으로 별도 안내할 수 있습니다.
2026년 9월 23일